Politique de protection des renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la clinique GMF « Centre Médical Fontainebleau », recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions «nous» ou «la clinique» de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site internet (www.centremedicalfontainebleau.com).

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

À propos de nous

Voici nos informations d’identification complètes :

Centre Médical Fontainebleau (GMF)
102-10 Boul. des Châteaux
Blainville, Qc
J7B 1Z5

450-419-8811 option 8

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Madame Suzanne Vallerand, pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez la joindre par téléphone ou par la poste à l’adresse ci-haut mentionnée. Au sein de notre clinique nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Tout membre du personnel doit suivre la politique sur la protection des renseignements personnels.
La personne désignée au sein de notre clinique, pour la politique de protection des renseignements personnels, est la Directrice de la clinique et responsable du personnel.

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel par le biais des activités suivantes :

Les médecins sont soumis au code de déontologie du Collègue des médecins du Québec, concernant tout ce qui entoure le secret professionnel et la conservation des renseignements personnels.
Le personnel clérical suit une formation sur la confidentialité et la transmission des renseignements personnels lors de l’embauche. De plus, chaque employé, lors de son embauche, signe une lettre quant au respect de la confidentialité des renseignements personnels et selon les politiques et protocoles qui leur sont appris en formation.
Les professionnelles de la clinique (infirmières, travailleuses sociales et pharmacienne) sont soumises à leur propre code de déontologie, au respect du secret professionnel et à la protection des renseignements personnels.

Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel »tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Comment allons-nous traiter vos renseignements personnels

Comment collectons-nous vos renseignements personnels?	Les renseignements personnels sont colligés par le personnel administratif, de même que toute personne clinique (médecin, infirmière, travailleuse sociale et pharmacienne GMF) et font partie intégrante de votre dossier.
Quels sont les renseignements personnels que nous collections?	Nous collectons vos données démographiques (nom, date de naissance, sexe, adresse, numéro de téléphone), votre numéro de carte d’assurance-maladie, votre courriel, vos contacts familiaux et en cas d’urgence et aussi les coordonnées de votre pharmacie communautaire. Nous collectons vos *renseignements cliniques* lors des visites médicales et les versons dans les notes consignées au dossier médical électronique. Nous recevons aussi des renseignements de la part de nos partenaires de soins, que ce soit les laboratoires, les centres d’imagerie, les hôpitaux, divers consultants, ou toute autre personne, ou entité, qui nous envoie des renseignements, ou rapports, qui sont intégrés dans votre dossier médical.
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels?	Nous collectons vos renseignements personnels directement auprès des instances qui nous envoient des renseignements médicaux (professionnels de la santé, laboratoires médicaux…) auprès de vous, du fournisseur de portail des rendez-vous que vous avez utilisé, auprès du Dossier Santé Québec, de la RAMQ.
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?	Nous collectons vos renseignements personnels pour pouvoir créer votre dossier patient, pour pouvoir y écrire vos notes de consultations, envoyer les requêtes de tests et recevoir vos résultats de tests médicaux et aussi pour pouvoir procéder à la facturation des visites médicales auprès de la RAMQ. De plus, nous pouvons ainsi communiquer avec votre pharmacie communautaire, que ce soit pour transmettre directement vos prescriptions, ou encore communiquer auprès de votre pharmacien pour des questions spécifiques vous concernant. Par ailleurs, vos renseignements personnels vous permettent de vous inscrire dans le portail-patient de votre dossier médical électronique. Le portail-patient permet de vous envoyer des messages, des communications écrites et des requêtes diverses, que vous pouvez imprimer directement, sans devoir passer à la clinique pour en prendre possession. Vos renseignements servent à vous identifier par notre personnel lors de chaque visite à la clinique ou à vous réserver un rendez-vous dans l’horaire. Ils permettent de vous offrir les services médicaux requis. Ils permettent aussi d’administrer vos dossiers et de répondre à vos questions par le personnel clérical et le personnel soignant. Vos renseignements personnels servent à nous acquitter de nos obligations légales, réglementaires et professionnelles. Vos renseignements personnels servent à vous protéger contre les erreurs et la fraude, en vous identifiant correctement. Vos renseignements personnels servent à surveiller et enquêter en cas d’incident et gérer les réclamations.
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?	Si vous ne consentez pas à la collection de vos renseignements personnels, nous ne pourrons tout simplement pas vous offrir de service médical, puisque vos renseignements personnels sont essentiels à la tenue de dossier dans le dossier médical électronique, à la réception de vos résultats de tests et à la facturation des visites médicale auprès de la RAMQ.
Qui aura accès à vos renseignements personnels?	Toute personne ayant accès au dossier médical électronique aura accès à vos renseignements personnels : Personnel médical.Infirmières.Travailleuses sociales.Pharmacienne GMF.Secrétaires et personnel administratif . De plus, le personnel de nos fournisseurs informatiques, de notre fournisseur de portail de rendez-vous, des instances qui réglementent nos activités tels le Gouvernement du Québec, le Collège des médecins du Québec, la RAMQ…, et de toute autre entité où la loi l’exige telle la CNESST, la SAAQ, le coroner, la Direction de la Santé Publique, est susceptible d’avoir accès à vos renseignements personnels. Ces entreprises sont elles-mêmes soumises à la Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi 25) et aux obligations qui en découlent.
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?	La communication électronique de vos renseignements personnels se fait par le biais de protocoles sécurisés uniquement dans le but de transférer l’information d’un système à un autre.
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels?	Nous conservons vos renseignements personnels pour la durée de temps requise pour la prestation de services et même après, selon les obligations légales et déontologiques en vigueur.
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels?	Les risques reliés au traitement des renseignements personnels sont : Accès non autorisé par la loi.Utilisation non autorisée par la loi.Communication non autorisée par la loi.Perte d’un renseignement ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?	Vos renseignements personnels sont hébergés en mode infonuagique par le fournisseur de dossier médical électronique Telus Solutions en Santé Inc. Il y a une redondance de serveurs assurée par ce même fournisseur en Ontario pour assurer la conservation de vos données en cas de problème avec un serveur. Les données reliées à la facturation électronique sont, quant à elles, conservées par notre fournisseur informatique Facturation.net Certains dossiers sont temporairement en format papier dans un classeur à accès limité en attente d’être numérisé et transféré vers le dossier médical électronique ou détruit selon les règles qui s’imposent.
Registre des incidents liés à un bris de confidentialité	Un registre des incidents liés à un bris de confidentialité sera tenu par la personne désignée responsable des renseignements personnels.

Quels produits technologiques utilisons-nous

Nom du logiciel	Nom du fournisseur	Utilités	Calendrier de mises à jour
MEDESYNC	Telus Solutions en Santé Inc.	Dossier médical électronique	Selon Telus
FACTURA-TION.NET	Facturation.net Inc. (FN)	Logiciel de facturation	Selon FN

Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Le fournisseur de dossier médical électronique journalise l’ensemble des accès aux renseignements qu’il détient ou de toutes autres utilisations de ces renseignements par tout membre de notre personnel, ou de ce fournisseur, et par tout professionnel qui exerce sa profession au sein de l’organisme, y compris par tout étudiant et tout stagiaire, de même que l’ensemble des communications de tels renseignements. Cette journalisation permet de savoir quel renseignement a fait l’objet d’un accès ou autrement a été utilisé ou a fait l’objet d’une communication, qui y a accédé ou autrement l’a utilisé ou en a reçu communication ainsi que la date et l’heure de cet accès, de cette utilisation ou de cette communication.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et que vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la Section 1

Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions

6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fin poursuivies par la communication seront communiqués.

6.2 Force de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une autre personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants : 1^er le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2^e nous agissons en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, dans des serveurs de nos fournisseurs informatiques, dans le but d’avoir une redondance, pour éviter toute perte de données ou encore pour des raisons médicales si vous nous en avez donné votre accord.

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié dans la Section 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les Citoyens/Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)
Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Comment utilisons-nous les témoins de navigation (cookie)

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés dans votre navigateur par les sites Internet que vous visitez. Généralement, ils contiennent un site Internet et un identifiant. Les cookies améliorent votre expérience lors de la navigation sur notre site Internet.

Ils permettent par exemple de se souvenir de vos préférences de langue et de maintenir votre session ouverte lorsque vous naviguez d’une page à l’autre.

Soyez assuré que le se site internet de la clinique ne garde aucune donnée confidentielle.

Site de tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

Décisions entièrement automatisées

Nous n’avons pas recours à une technologie qui prend des décisions de manière automatisée basée sur des renseignements personnels.

Technologies d’identification, de profilage, ou localisation

Nous n’avons pas recours à une technologie qui utilise des renseignements personnels pour analyser le comportement des clients.

Destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par le Collège des médecins du Québec, par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.

Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.

S’il devait y avoir des changements à la Politique, ceux-ci seraient énoncés via le site internet de la clinique.

Politique de traitement des plaintes liées à la protection des renseignements personnels

15.1 La responsabilité des plaintes

La personne responsable des plaintes (la responsable) est celle qui a été désignée responsable de la protection des renseignements personnels dans notre clinique.

15.2 Plainte

Une plainte doit être faite par écrit et décrire la nature du problème rencontré.

15.3 Réception de la plainte

La responsable fait parvenir au plaignant un accusé de réception dans un délai de 7 jours ouvrables suivant la réception.

15.4 Traitement d’une plainte

Dès réception de la plainte, la responsable enclenche le processus de traitement de celle-ci. Le traitement de la plainte, c’est-à-dire son analyse, est effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 45 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. À l’issue de l’examen de la plainte, la responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale écrite et motivée.

15.5 Dossier de plainte

Chaque plainte doit faire l’objet d’un dossier distinct. Ce dossier doit comprendre les éléments suivants :

La plainte écrite du plaignant, incluant les éléments de celle-ci.
Le résultat du processus de traitement de la plainte (l’analyse et les documents l’appuyant).
La réponse finale au plaignant, écrite et motivée.

Tous les dossiers de plainte sont confidentiels. Ils sont conservés sous clé et sont inscrits dans un registre. Seul la responsable et le médecin en charge de la clinique, lorsque nécessaire, ont accès à ces documents.

Entrée en vigueur

Cette Politique est entrée en vigueur le 12 septembre 2023.